Segundo JORDAN (2011)[1] em seu artigo "Putting the 'E' in PMO" o conceito de um Enterprise PMO está ganhando o suporte em diversos ambientes, inclusive devido aos atuais desafios econômicos.
Desta forma, o EPMO é conceituado como um PMO que funcionaria de forma única, central e corporativa, eliminando os PMOs departamentais, proporcionando economias de escala e direcionando padrões através de todos os projetos para aumentar a eficiência e a efetividade dos mesmos. Além disto a responsabilidade pela execução do projeto seria posicionada no nível corporativo, com uma única entidade cuidando do portifólio de projetos da organização. Adicionalmente, o EPMO poderia ser formado pela junção de diversos PMOs setoriais, ou poderia ser criado como uma entidade inteiramente nova.
Além disto, para o autor, a maior parte das organizações já estão convencidas dos benefícios de um PMO e de que a centralização das funções seria um passo lógico dentro das organizações, buscando a redução de custos, assegurando que a melhores práticas sejam espalhadas pela corporação e criando um "pool" de gerentes de projetos que poderiam ser designados para gerenciar iniciativas através de qualquer unidade interna. Esta centralização do PMO implicaria na centralização do gerenciamento dos recursos através dos gerentes de projeto, o que tornaria mais fácil a tarefa de garantir a ótima utilização dos recursos e movimentação dos mesmos pelos projetos.
Por sua vez, para os gerentes de projeto em si, o autor afirma que esta seria uma oportunidade para os gerentes de projetos expandirem seus horizontes de atuação dentro da organização, com a possibilidade de gerenciar projetos em diversas áreas de atuação, ainda que necessitem adquirir, de colegas mais experientes, algum treinamento e conhecimento destas áreas.
Sobre a questão de padronização, o autor coloca como certo que em algum momento sofremos com a existência, em um grande projeto, de modelos diferentes para documentos, terminologia e metodologia, e que com um EPMO os modelos seriam únicos.
Ok. Estes são os pontos positivos defendidos pelo autor sobre o EPMO, entretanto, queria agora fazer uma análise crítica diante dos desafios que se apresentam, ou verdades e falácias não abordadas.
Assim, sobre a afirmação de que poucas organizações ainda precisam serem convencidas dos benefícios de um PMO, o autor não mencionou a referência desta afirmação, entretanto, pesquisas recentes continuam apontando que os benefícios de um PMO ainda são questionados pelos executivos, assim como apresentam grande espaço para maturidade (Estudos de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2009 e 2010, Project Management Institute – Chapters Brasileiros). Adicionalmente, por experiência particular, no Brasil, em implantar PMOs em grandes empresas e suportar outras equipes, os benefícios do PMO são sempre questionados, desde a apresentação da proposta e ao longo de sua implantação. Além disto, entendo que diante de diversos PMOs que naufragaram, ou porque foram criados por "modismo", ou porque não conseguiram mostrar seu valor, os executivos continuarão questionando os benefícios de implantar um PMO e um trabalho de convencimento continuará sendo necessário. Destaco que, em momento algum sou adversária de um PMO, ao contrário, sou adepta da prática, entretanto não acredito que nossa vida tenha se tornado fácil assim, onde poucas organizações necessitariam ser convencidas dos benefícios de um.
Por sua vez, sobre o grande benefício da centralização, entendo que há casos, em especial nas grandes empresas, em que o movimento foi exatamente ao contrário, de desdobramento de PMOs ao longo da estrutura da empresa, devido a extensão e diversidade dos projetos conduzidos. Este movimento de bottom-up e depois de top-down ocorre em muitos processos implantados nas corporações, geralmente quando ocorre seu crescimento. Desta forma, não sei o quanto de fato grandes corporações, com sua diversidade de negócios, conseguiria se beneficiar desta centralização, onde não questiono o óbvio ganho de escala, mas e a perda de agilidade e a dificuldade de atender ao volume de projetos?
Adicionalmente, quanto a oportunidade dos gerentes de projeto poderem atuar em diversas áreas, tem sua validade em termos de oportunidade, entretanto, em uma grande empresa ou em empresas verticalizadas, dizer que um gerente de projeto de TI com um "treinamento básico" irá se tornar capaz de gerenciar um projeto de Engenharia, por exemplo, é uma grande teoria. Note-se que gerentes de projetos com uma formação relativamente diversificada terão maior facilidade de assumir projetos em outras áreas, mas de forma geral, esta não será uma regra, e não será um treinamento básico, como propõe o autor, que irá preparar um gerente de projeto de TI para atuar como um gerente de projeto de Engenharia. Entendo que a generalização proposta pelo autor não é possível nas grandes ou diversificadas organizações.
Questão semelhante a anterior se aplica ao "pool" de recursos. Seria ilusória a idéia de juntar todos os recursos de projeto em uma única entidade centralizada na organização. Mais uma vez, para grandes organizações este "pool" seria inviável.
Finalmente, abordando o ponto dos modelos (templates), acreditar também que um modelo de documento irá ser o adequado para toda uma grande organização seria um sonho. Nas organizações por onde passei sempre foi necessário adequar modelos a diferentes áreas e tipos de projeto. Mais uma vez, ter um mesmo modelo para um projeto de Marketing e um projeto de Construção acredito ser complicado, ou então teremos modelos tão básicos que serão questionados quanto a sua utilidade.
Enfim, a percepção que tenho é de que benefícios de um EPMO, defendidos pelo autor, não seriam, nos dias atuais, práticos e sim teóricos. Não descarto a lógica do ganho de escala de uma centralização e da maior facilidade desta entidade em atuar como um escritório de portfólio, mas, na atualidade, talvez a idéia ainda não seja tão bela quanto a defendida e almejada, assim, como toda nova idéia, será necessário um pouco mais de tempo para que esta se mostre como prática e funcional.
[1] JORDAN, Andy. Putting the 'E'in PMO. Gantthead.com. 23 fev. 2011. Disponível em: <http://www.gantthead.com/article.cfm?ID=262325>. Acesso em: 25 fev 2011.
