O desempenho da comunicação nos projetos e as diversas formas atuais de comunicação

Os textos mais populares sobre gerenciamento de projetos e o aspecto da comunicação, de forma geral, apontam que um gerente de projeto passa 90% do tempo comunicando. Entretanto, para explorar a questão da comunicação nos projetos de forma mais ampla, entendo que cabe incluir aqui a comunicação realizada em todas as direções dentro da estrutura de um projeto, para baixo, para o lado e para cima. Além disto, atualmente, diversas são as formas possíveis para se comunicar. Esta diversificação advém em grande parte com a popularização da internet e dos canais de comunicação digital, assim, acrescentamos o email, as vídeo-conferências, a telepresença, os memorandos digitais, a intranet, os blogs, as redes sociais ao nosso portifólio de ferramentas de comunicação. Por sua vez, observando as afirmações anteriores, a questão que vem à tona é: por que o aspecto da comunicação nos projetos não melhorou significativamente?

Os Estudos de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos de 2009 e 2010 realizados pelos Chapters Brasileiros do PMI, mostram que este aspecto não avançou dentro das organizações. Assim:
- Em 2009, 68% dos respondentes apontaram que a área de comunicação é considerada na Metodologia de Gerenciamento de Projetos da sua organização; Em 2010, este número foi de 67,6%, mantendo-se inalterado.
- Em 2009, 58% afirmaram que o plano de gerenciamento da comunicação é um dos documentos existentes na Metodologia de Gerenciamento de Projetos na sua organização; Em 2010, este número caiu para 56,5%.
- Em 2009, a comunicação foi apontada como a 2ª habilidade mais valorizada pelas organizações no gerenciamento de projetos e apontada por 41%; Em 2010, ela continuou sendo a 2ª habilidade mais valorizada e apontada por 44,2%.
- Em 2009, a "comunicação" foi a 1ª habilidade que as organizações consideraram mais deficiente nos seus profissionais de GP e apontada por 50%; Em 2010, ela continuou sendo apontada como a 1ª mais deficiente e apontada por 53,8%.
- Em 2009, "problemas de comunicação" foi apontado por 76% como o problema mais frequente; Em 2010, caiu para o 3º problema mais frequente, apontado por 40,1%.

Os números acima mostram que o aspecto da comunicação é valorizado pelas organizações, mas que tem sido deficiente. Por outro lado, os números mostram que ainda há muito espaço para investimento no planejamento desta área, através da inclusão desta área de conhecimento na metodologia de gerenciamento de projetos e na produção de documentos de planejamento.

Adicionalmente, continua-se a observar nas pesquisas internas das empresas, de satisfação dos empregados, ou nas avaliações de projeto, de que o aspecto da comunicação continua deixando a desejar.

Desta forma, talvez a origem da questão não seja a escassez dos meios de comunicação e sim a frequencia ou a forma como as mensagens são passadas. Quanto a frequencia, entretanto, nem sempre a quantidade é a solução, pois de nada adianta se a mensagem for errada ou sem qualidade. Além disto, grande quantidade de mensagens pode ter o efeito inverso no resultado, já que as pessoas podem acabar optando por não "receber" a mensagem, mas por outro lado, encontrar este número ideal de quantidade e frequencia não tem fórmula. Então, cuidar da forma como a mensagem é passada deve ser o primeiro passo para um melhor resultado. Adicionalmente, cuidar da forma passa também por entender as expectativas de quem irá receber a mensagem, e para isto, as pesquisas e as análises de "stakeholders" são ferramentas para ajudar neste entendimento.

Por fim, cabe concluir então que o aspecto da comunicação dentro dos projetos ocupa grande parte do tempo de seus membros, em especial por parte do gerente de projeto, e que hoje, diversas são as formas possíveis de se transmitir uma mensagem dentro deste grupo, mas que mesmo com tal importância e com tais possibilidades, o aspecto da comunicação ainda tem grande espaço para melhoria dentro das organizações.